毎日の生活や仕事で私たちは多くのタスクをこなしていますが、タスクが増えてしまうと、どれから始めればいいかが分からなくなることがあります。これにより重要な仕事を見落とすことがあったり、生産性が思うように上がらないと感じることもあるでしょう。私の周囲でも、このような問題に直面している人は少なくありません。
しかし、そんな悩みを解決する方法があります。それは、「GTD（Getting Things Done）」というタスク管理法です。私自身、このGTDを実践するようになってから、タスクの山から抜け出し、生産性を向上させることができました。
この記事では、生産性向上のためのGTDの基本を説明します。GTDを試してみることで、あなたのタスク管理がよりスムーズで効率的になること間違いなしです。ぜひ、最後までお読みください。
GTDとは？
「GTD（Getting Things Done）」とは、デビッド・アレン氏が考案した革新的なタスク管理法です。タスクが山積みでも混乱することなく、スムーズに仕事を進めるための枠組みです。GTDの目標は、心地良い「頭の中の空白」状態を生み出すこと。これは、自分の頭を整理し、タスクを外部の管理システムに委ねることで実現します。
私が読んだ本のおすすめは「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」です。細かい内容を知りたい方はぜひ読んでみてください。
GTDの基本5ステップ
GTDは、基本となる5ステップで成り立っています。
- 把握する（収集）
- 見極める（処理）
- 整理する（整理）
- 更新する（レビュー）
- 選択する（実行）
次にこの5ステップをもう少し説明してみます。
ステップ１ 把握する（収集）
頭の中で気になっていること、メール、新しいアイデア、明日の打合せなど、仕事やプライベートで処理しなければならない全てのタスクや情報を一つの場所に集めて把握します。
主な目的はあなたの脳を解放し、情報を覚えることに頼ることなく、思考に集中することができるようにすることです。
ステップ２ 見極める（処理）
把握したタスクや情報から「これは何か？」を明確にし、行動を必要とするものかを見極めます。
行動が必要であるならば、具体的な行動を決定します。行動が不要なものは、「ゴミ箱」に捨てる、「いつかやる/多分やる」リストとして保留にする、または「資料」として参照用に保存します。
ステップ３ 整理する（整理）
見極めた情報を適切なカテゴリに分けて整理します。
特定の日程でやるべきものは「カレンダー」に登録（メモ）、自分でやらなくてもいいものは他人に依頼して「連絡待ち」リストへ、複雑なものや複数の行動が必要なものは「プロジェクト」リストとして整理します。
なお、ここで2分以内にできるものは、今すぐとりかかります。
つまり、2分以上かからないもの、他人に依頼できないもの、「プロジェクト」リストに整理したもの、これらの具体的な行動が「次にとるべき行動」となります。
ステップ４ 更新する（レビュー）
新たに発生したタスクや情報を収集（把握する）し、「いつかやる/多分やる」リストの内容を見直し、「整理」されたタスクや情報を最新の状態になっているかを定期的に更新します。
ステップ５ 選択する（実行）
自分が使える時間、優先度、期限などから「次にとるべき行動」リストから選択して実行していきます。
GTDを続けるためのコツ
GTDを続けるためには、以下の3つのコツをご紹介します。
これらのコツを活用して、自分だけの効率的なタスク管理システムを構築しましょう。
- 習慣化する
GTDを続ける最大のコツは、運用を日常生活の一部として習慣化することです。毎朝や仕事終わり、寝る前など自分で決めて、スケジュールの確認、タスクの収集、整理、処理を日々行うことで、GTDの効果も分かり継続していく気持ちも出てきます。 - 適切なツールを選ぶ
GTDを続けるためには、自分にとって使いやすいツールを選ぶことも大切です。ツールは、紙とペンから専用のアプリまで、さまざまです。最初はシンプルな方法で始め、慣れてきたら自分のニーズに合わせてツールをカスタマイズしていくと良いでしょう。
ちなみに、私はNotionを使って自分用にページとデータベースを作成して運用してます。いつかご紹介させてもらうかもしれません。 - 定期的に見直す
GTDは静的なものではなく、動的なプロセスです。ライフスタイルや目標が変わるたびに調整する必要があります。そのため、定期的に全体を見直し、タスク内容やツール、運用方法など必要な修正を行うことが重要です。
まとめ
GTDは、私たちの日常生活や業務における効率と生産性を向上させるための強力なツールです。
個々のタスクを適切に管理し、全体的なワークフローを最適化することで、あなたはより重要な思考に集中する余裕を持つことができます。
ただし、GTDの導入と成功はタスク・情報を全て把握することや習慣化が必要です。さまざまな成功例から学び、あなた自身の生産性向上の旅を開始しましょう。
